作業の見える化で業務効率を上げる

多くの会社員は、自分の担当業務が決まっており日々同じ仕事をルーティン化していることが多いです。

同じ仕事を毎日すれば業務効率が上がりますので、効率的な仕事ができると思ってしまいます。

しかし、与えられたわずかな仕事のみに対応できる社員ばかりでは、会社全体の質を上げることはできません。

例えば、ある仕事の担当者が体調を崩して休んでしまった場合、同僚や上司の誰も業務に対応できないようなことも起きるのです。

各個人の作業は誰でもできるように見える化することが必要です。

マニュアルや作業標準書などを作成し、単純な作業ならば誰でも対応できるような体制を作っておかなければ、仕事が滞ってしまうのです。

スタッフの皆さんも自分の仕事は限られているから、その分野の専門的な知識や対応を学ぶだけではなく、積極的に同僚の仕事を覚えることや、他部署の仕事を理解することが必要です。

見える化をうまく実現するためには、目標や目的は何かということを最初に理解して、どのようにしたら対処できるのか、他の人にどう伝えたら理解してもらえるかということを考えることが必要です。

しかし常に自分の仕事をするだけでも大変な思いをして残業をしている中で、マニュアルを作ることは大変です。

しかし、マニュアルを作ることに時間を費やすことはとても大切なのです。

上司は、マニュアル作りをしていることを無駄な時間だと思わず、部下の対応を褒めるべきですし、ご自身も理解すべきです。